Olympik Hotels

Informace o zpracování osobních údajů
(aktualizace k 20.12.2019)

Společnost Interhotel Olympik, a.s., IČO: 45272271, se sídlem Praha 8, Sokolovská 615/138, PSČ 186 00, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1429 (dále i jen „Společnost“) zpracovává jako správce v souvislosti se svojí hospodářskou činností v oblasti poskytování ubytovacích hotelových služeb a v souvislosti s provozem dvou hotelových směnáren m.j. osobní údaje následujících kategorií subjektů údajů:

1. akcionáři Společnosti (příp. jejich zplnomocnění zástupci),
2. klienti Společnosti (hoteloví hosté, klienti hotelových směnáren) nebo potencionální klienti Společnosti

Společnost nepředává žádné osobní údaje, které zpracovává jako správce, do třetí země (tj. země mimo Evropskou unii), ani žádné mezinárodní organizaci, s výjimkou následujících případů:

• údajů zpracovávaných zpracovatelem The Colossal Factory SA se sídlem ve Francii, který poskytuje Společnosti služby systému Quicktext (chatbot) a
• údajů zpracovávaných zpracovatelem D-Edge S.A.S. se sídlem ve Francii, který poskytuje Společnosti služby rezervačního systému,

kteří mohou při zpracování osobních údajů předávat osobní údaje též do třetích zemí (mimo EU), přičemž údaje však mohou být předávány pouze do těch třetích zemí, kde je v souladu s právem EU zajištěna dostatečná právní ochrana osobních údajů.

Při zpracování osobních údajů ze strany Společnosti nedochází k rozhodování, které by bylo založeno výlučně na automatizovaném zpracování včetně profilování. Dílčí procesy zpracování však mohou probíhat automatizovaně.

Subjekty údajů mají vůči Společnosti následující práva:

• právo na přístup ke svým osobním údajům (tj. právo žádat Společnost o informaci o zpracování svých osobních údajů)
• právo na opravu či doplnění svých osobních údajů (tj. právo žádat Společnost o provedení opravy nepřesného osobního údaje, který se týká příslušného subjektu údajů, nebo právo žádat o doplnění neúplných osobních údajů, které se subjektu údajů týkají)
• právo na výmaz - tzv. právo být zapomenut (tj. právo žádat Společnost o výmaz osobních údajů, které se týkají příslušného subjektu údajů, pokud jsou údaje zpracovávány protiprávně, pokud již nejsou potřebné nebo pokud subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování a neexistují převažující oprávněného důvody Společnosti pro zpracování)
• právo na omezení zpracování (tj. právo žádat, aby Společnost omezila zpracování osobních údajů příslušného subjektu údajů pouze na jejich uložení, pokud zpracování je protiprávní, není již potřebné nebo pokud subjekt údajů popírá přesnost údajů nebo pokud subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování)
• právo vznést námitku proti zpracování (tj. právo subjektu údajů vnést z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace námitku proti zpracování svých osobních údajů založenému na oprávněném zájmu, pokud Společnost neprokáže oprávněné důvody pro zpracování převažující nad zájmem subjektu údajů nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků)

Tato práva mohou subjekty údajů uplatnit elektronicky e-mailem na adresu secretary@olympik.cz nebo písemně dopisem doručeným na adresu Sokolovská 615/138, 186 00 Praha 8. Jelikož zpracování osobních údajů není zcela automatizované, nevzniká subjektům údajů právo na přenositelnost osobních údajů (tzv. právo na portabilitu).

Pokud se subjekt údajů domnívá, že zpracování jeho osobních údajů je jakkoliv závadné, má kdykoliv právo obrátit se se svojí stížností na statutárního ředitele Společnosti anebo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (více na www.uoou.cz).

1. Pro akcionáře Společnosti
   
   Účel a právní základ zpracování:
   
   Účelem a právním základem zpracování osobních údajů akcionářů Společnosti je plnění zákonných povinností, které Společnosti vyplývají ze zákona č. 90/2012 Sb. o obchodních korporacích (zejména v souvislosti s povinností vést tzv. seznam akcionářů), jakož i z dalších právních předpisů (zejména v oblasti vedení veřejných rejstříků včetně rejstříku skutečných majitelů, v oblasti podnikání na kapitálových trzích, v oblasti plnění povinností vyplývajících z právních předpisů proti praní špinavých peněz apod.), příp. plnění povinností vyplývajících ze stanov Společnosti.
   
   Příjemci osobních údajů:
   
   Údaje akcionářů Společnosti mohou být předávány v souvislosti s plněním zákonných povinností Společnosti zejména následujícím příjemcům: veřejným rejstříkům či jiným podobným evidencím, jejichž vedení je předepsáno právními přepisy, ostatním akcionářům v souvislosti s jejich právem na vydání opisu ze seznamu akcionářů, Centrálnímu depozitáři cenných papírů v souvislosti s eventuálním vedením zaknihované emise akcií, auditorům a daňovým či právním poradcům (v rozsahu nezbytně nutném v souvislosti s poskytováním služeb pro Společnost), soudům či jiným orgánům veřejné správy ČR (v rámci výkonu jejich působnosti).
   
   Zpracováním osobních údajů akcionářů Společnosti mohou být pověřeni následující zpracovatelé: dodavatelé databázových či jiných informačních systémů používaných Společností, poskytovatelé služeb datových úložišť, poskytovatelé archivačních služeb, osoby pověřené zajištěním výměny akcií v případě jejich změn nebo osoby pověřené zajištěním výplaty plnění akcionářům ve smyslu příslušných právních předpisů.
   
   Doba uložení osobních údajů:
   
   Osobní údaje akcionářů Společnosti (včetně bývalých akcionářů) budou zpracovávány po celou dobu trvání Společnosti. Osobní údaje vtělené do dokumentů, pro které jsou zvláštními právními předpisy předepsány delší archivační doby (např. výroční zprávy či notářské zápisy o jednání orgánů Společnosti), jsou uchovávány po takto stanovené delší archivační doby.
   
   Požadavek poskytnutí osobních údajů
   
   V rozsahu, v jakém je zpracování osobních údajů akcionářů nezbytné pro splnění povinností vyplývajících Společnosti z právních předpisů, je poskytnutí osobních údajů nezbytné.
   
   
2. Pro klienty (hotelové hosty, klienty hotelových směnáren) nebo potencionální klienty Společnosti
   
   Účel a právní základ zpracování:
   
   Účelem a právním základem zpracování osobních údajů klientů Společnosti je řádné projednání, uzavření a plnění smlouvy uzavřené mezi Společností a příslušným klientem (nebo cestovní kanceláří, cestovní agenturou, ev. jinou osobou), na základě které klient u Společnosti čerpá hotelové služby nebo směnárenské služby, včetně následného uplatňování a vymáhání nároků z takových smluv vyplývajících nebo s nimi souvisejících.
   
   Účelem a právním základem zpracování je rovněž plnění zákonných povinností Společnosti spojených zejména s povinností vést evidenci ubytovaných hostů (ve formě domovní knihy či jiné podobné evidence ubytovaných) a s povinností ohlašovat údaje o ubytovaných různým orgánům veřejné správy ČR (např. cizinecké policii), dle zákona č. 326/1999 Sb. o pobytu cizinců na území ČR, zákona č. 565/1990 Sb. o místních poplatcích, a dále s povinností plnit zákonné povinnosti provozovatele směnárny vyplývající zejména ze zákona č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu a ze zákona č. 277/2013 Sb. o směnárenské činnosti.
   
   Příjemci osobních údajů:
   
   Údaje klientů Společnosti mohou být předávány v souvislosti s plněním zákonných či smluvních povinností Společnosti následujícím příjemcům: cizinecká policie ČR, orgány daňové správy, jiné orgány veřejné správy ČR (např. Finanční analytický úřad), auditoři, daňoví či právní poradci (v rozsahu nezbytně nutném při poskytování služeb pro Společnost), exekutorské úřady, insolvenční soudy a insolvenční správci, obce či další orgány veřejné správy ČR (v rámci výkonu jejich působnosti).
   
   Zpracováním osobních údajů klientů mohou být pověřeni následující zpracovatelé: dodavatelé databázových či jiných informačních systémů používaných Společností, externí poskytovatelé účetních služeb a souvisejícího výkaznictví, poskytovatelé služeb datových úložišť, poskytovatelé archivačních služeb, poskytovatelé služeb souvisejících s uplatňováním a vymáháním nároků z uzavřených smluv.
   
   Doba uložení osobních údajů:
   
   Osobní údaje klientů Společnosti jsou zpracovávány po dobu trvání poskytování hotelových služeb a dále ještě po dobu, kdy mohou být uplatněny či vymáhány jakékoliv nároky s poskytovanými hotelovými službami jakkoliv související. Osobní údaje vtělené do dokumentů, pro které jsou zvláštními právními předpisy předepsány delší archivační doby (zejména domovní kniha, evidenční kniha, daňové či účetní doklady, doklady o provedených směnách, provedených identifikacích a kontrolách klientů směnáren atp.), jsou uchovávány po takto stanovené delší archivační doby.
   
   Osobní údaje potencionálních klientů jsou uchovávány po dobu přípravy a vyjednávání podmínek eventuální smlouvy, na jejímž základě by klienti měli čerpat u Společnosti hotelové služby. Pokud k uzavření smlouvy (ani k faktickému čerpání služeb) nedojde, osobní údaje nejsou dále uchovávány.
   
   Požadavek poskytnutí osobních údajů:
   
   V rozsahu, v jakém je zpracování osobních údajů nezbytné pro plnění zákonné povinnosti Společnosti, případně pro přípravu, uzavření a plnění (včetně vymáhání) smlouvy mezi Společností a klientem (bývalým klientem) nebo cestovní kanceláří, cestovní agenturou ev. jinou osobou, je poskytnutí osobních údajů hosta zákonných či smluvním požadavkem. Pokud osobní údaje nebudou poskytnuty, nemůže dojít ke vzniku příslušného smluvního vztahu, resp. k čerpání hotelových či směnárenských služeb u Společnosti.